සාමාන්‍යයෙන් අපිට අවුල් වුණු, හැඩි වුණු, ව්‍යාකූල වුණු ලියන මේසෙක ඉඳලා වැඩ කරන්න පුලුවන් ද? පුලුවන් අයත් ඇති, හැබයි පොදුවේ ගත්තහම ඒක අමාරු වැඩක්. ඒකට එක හේතුවක් තමයි අපි වැඩ කරන තැන නීට් වෙන තරමට අපිට වඩාත් ඉහළ ඵලදායිතාවයකින් වැඩ කරන්න පුලුවන් වීම. සරලවම දෙයක් පහසුවෙන් හොයාගන්න පුලුවන්, අවශ්‍යම දේවල් විතරක් තියෙන තැනක අපිට අර අවුල් ජාලය ඔස්සේ දේවල් හොයාගන්න යන වෙලාව අඩු වෙනවා. ඔය වගේම තමයි අපේ මනසත්. අපේ ඔලුව ඇතුළේ ඕනෑවට වඩා තොරතුරු කැරකි කැරකී තියෙනකොට, අපි අවධානය දීලා කරන්න ඕන මොකක්ද කියන එක තීරණය කරන එක අසීරු වෙනව. ඒකෙන් ඵලදායිතාවය අඩු වෙනවා. ඒ වගේම, අපේ ඔළුව ඇතුළේ තොරතුරු ගොඩගැහෙන එක වැඩිවෙනකොට, ඒ එක්කම ආතතිය, අවිනිශ්චිතතාවය වගේ දේවලුත් වැඩි වෙනවා. ආන්න ඒ නිසා, එහෙම ඔලුව අවුල් ජාලාවක් කරගන්නෙ නැතුව වැඩ කරන්න හඳුන්වලා දීලා තියෙන ජනප්‍රිය ටාස්ක් මැනේජ්මන්ට් සිස්ටම් එකක්, එහෙම නැතිනම් වැඩ කළමනාකරණ ක්‍රමවේදයක් තමයි Getting Things Done (GTD) කියන්නේ. අපි බලමු කොහොමද මේ සිස්ටම් එක අනුගමනය කරලා ඔළුව අවුල් ජාලාවක් කර ගන්නෙ නැතුව, අපේ වැඩ කරන ඵලදායිතාවය ඉහළ නංවාගන්නේ කියලා!
දැන් අපි කඩේට ගිහින් ගේන්න ඕන බඩු ලැයිස්තුව ඔළුවේ තියාගෙන ගියහම, සාමාන්‍යයෙන් අපිට ගේන්න ඕන සමහර දේවල් අමතක වෙනවනේ. නැද්ද? ඒක නිසා තමයි අපි බඩු ලැයිස්තුව ලියාගෙන යන්නේ. ඒ විදියට ගත්තහම, අපේ ඔළුව ඇතුළේ තොරතුරු ගබඩා කරලා තියාගන්න එක ඒ තරම් තේරුමක් ඇති දෙයක් නෙවෙයි. ඒ නිසා, GTD සිස්ටම් එකට අනුව මුලින්ම කරන්න ඕන දේ තමයි අපේ ඔළුවට එන හැම දෙයක්ම ඉන්බොක්ස් එකක ග්‍රහණය කරලා තියාගන්න එක. අපේ ඔලුවට එන්නේ කරන්න ඕන වැඩ වෙන්න පුලුවන්, යන්න තියෙන ඉවෙන්ට් එකක් වෙන්න පුලුවන්, ඔන්ලයින් මීටින් එකක් වෙන්න පුලුවන්, කියවන්න කියලා රෙකමන්ඩ් කරපු පොතක් වෙන්න පුලුවන්, බලන්න කියලා කියපු ෆිල්ම් එකක් වෙන්න පුලුවන්, හෙට යාලුවෙක්ට කෝල් කරන්න ඕන කියලා මතක් වුණු දෙයක් වෙන්න පුලුවන්, ඔය ඕනෑම දෙයක් ඉන්බොක්ස් එකට ගන්න. මෙතනදී ඉන්බොක්ස් එක කියන්නේ එක්කෝ ඩිජිටල් නෝට්පෑඩ් එකක්, එහෙම නැතිනම් අතින් ලියන නෝට්පෑඩ් එකක් වගේ ඕනම දෙයක්. මතක තියාගන්න, මෙතනදී අපි ඔළුවට එන තොරතුරු ග්‍රහණය කරගන්න එක විතරයි කරන්නේ.
දැන් මේ ග්‍රහණය කරලා ඉන්බොක්ස් එකකට ගත්තු වැඩ දිහා බලමු. පිළිවෙලින් එකින් එකට යන්න. එතනදී මොකක් හරි වැඩක් විනාඩි 2 ක් හරි ඊට අඩු කාලයකින් හරි කරන්න පුලුවන් නම්, ඒක එවෙලේම කරලා ඉවර කරන්න. ඊට පස්සේ ඒ වැඩේ කපාහැරලා ඊළඟ එකට යන්න. එතනදී වෙනත් කෙනෙක්ට කරන්න කියලා භාරදෙන්න පුලුවන් වැඩක් නම්, ඒ මොහොතෙම ඒ වැඩේ අදාළ කෙනෙක්ට භාර දෙන්න. එතනින් ගියහම මොකුත් ඇක්ෂන් එකක් අවශ්‍ය නැති දෙයක්, උදාහරණයක් විදියට වැදගත් වෙන්න පුලුවන් ආටිකල් එකක්, කාගෙ හරි කන්ටැක්ට් එකක් වගේ දෙයක් ලිස්ට් එකේ තියෙනවා නම්, ඒවා වෙනම ගොනු කරන්න. ඒක යම් කිසි අපි කරමින් ඉන්න දේකට අදාළ නම්, ඒ කරමින් ඉන්න දේ යටතේ ගොනු කරන්න පුලුවන්. එහෙම නැතිනම් පොදුවේ ‘reference’ කියලා වෙනම ගොනුවක්, ලිස්ට් එකක් යටතට ඒවා දාගන්න. ඉන්බොක්ස් ලිස්ට් එකේ තියෙන මොකක් හරි දේකට ඩෙඩ්ලයින් එකක්, එහෙම නැතිනම් නිශ්චිත දවසක් වෙලාවක් තියෙනවා නම්, ඒකට ඩෙඩ්ලයින් එකක් දාලා තියාගන්න. ඉන්බොක්ස් එකේ තියෙන යම් කිසි දෙයක් සම්පූර්ණ කරන්න පියවර කීපයක් අවශ්‍ය වෙනවා නම්, ඒ වැඩේ ප්‍රොජෙක්ට් එකක් විදියට නම් කරගන්න.
දැන් අපි ඉන්බොක්ස් එකේ තියෙන තොරතුරු පැහැදිලි කරගෙන, ඇක්ෂන්ස් ගන්න ඕන දේවල් ටික වෙන් කරගෙන තියෙනවනේ. දැන් මේ ටික පිළිවෙලකට සංවිධානය කරගන්න ඕන. ඇත්තටම මේ වැඩකටයුතු සංවිධානය කරගන්න එකට විවිධ ක්‍රම තියෙනවා. ඒකෙන් අපි හැමෝටම ගැලපෙන පොදු සංවිධාන ක්‍රමවේදයක් එක්ක යන්න බලමු. දැන් විනාඩි දෙකකට අඩුවෙන් යන වැඩ කරලා ඉවරයි. විනාඩි දෙකකට වැඩියෙන් යන, එක පාරින් කරන්න පුලුවන්, ආයෙ ආයෙ සිද්ධ නොවෙන one-off වැඩ තියෙනවා. උදාහරණයක් විදියට ඊමේල් එකකට කොටේෂන් එකක් දාලා රිප්ලයි කරන එක. මේවා අපි එක ප්‍රොජෙක්ට් ලිස්ට් එකකට ගන්නවා. එතකොට අපිට තියෙන ගොඩක් වැඩ එක ස්ටෙප් එකකින් කරන්න බෑ. ඒවා ප්‍රොජෙක්ට්ස් වලට අයිති වෙන්නේ. එව්වා වෙන වෙනම ප්‍රොජෙක්ට්ස් යටතේ ලැයිස්තුගත කරගන්න ඕන.
දැන් සමහර මේ පැහැදිලි කරගත්තු තොරතුරු අයිති වෙන්නේ නෝටිෆිකේෂන් වලට. ඒ කියන්නේ හෙට උදේ ලන්ඩන් වල ඇල්බට් අංකල්ට කතා කරලා සල්ලි දාන්න කියන එක වගේ එව්වා. ඒවා කෙලින්ම අපේ නෝටිෆිකේෂන් ඇප් එකකට ඇතුළත් කරගන්න පුලුවන්. උදාහරණයක් විදියට ගූග්ල් කැලැන්ඩර්. හැබැයි ඒවා අපේ GTD සිස්ටම් එක යටතේ වෙනම ප්‍රොජෙක්ට් එකකට දාගන්න ඕන. අපි කියමු ‘Notifications’ ප්‍රොජෙක්ට් එක කියලා. ඒකට. එතකොට තවත් තොරතුරු තියෙන්න පුලුවන් කවුරුහරි අපිත් එක්ක වැඩ කරන කෙනෙක්ට මතක් කරන්න ඕන දේවල්. ඒ වගේ ඒවලට අලුත් ප්‍රොජෙක්ට් එකක් හදපු ‘Agendas’ කියලා. හැබැයි දැන් ඒ ප්‍රොජෙක්ට් එක යටතේ සබ් කැටගරි හදන්න ඕන අදාළ පුද්ගලයන්ගේ නම් වලින්. ඒ නම් යටතේ තමයි ඒ ඒ කෙනාට පවරන්න ඕන ඇජෙන්ඩාස් ඇතුළත් වෙන්නේ.
Saru FM Media
